Reinigung im Pflegeheim ausschreiben: was ins Leistungsverzeichnis gehört

Drei Angebote für dasselbe Haus, und sie liegen um den Faktor zwei auseinander. Das liegt fast nie daran, dass einer besonders günstig rechnet. Es liegt daran, dass die drei Bieter drei verschiedene Leistungen angeboten haben — weil die Ausschreibung offenließ, welche gemeint war.

Dieser Beitrag zeigt, was in ein Leistungsverzeichnis für ein Pflegeheim gehört, damit Angebote vergleichbar werden: die Rechtsgrundlage, die Gliederung nach Reinigungsgruppen, die Frequenzschlüssel und die Nachweise, die Sie fordern sollten.

Wer ist für den Hygieneplan verantwortlich?

Die Einrichtung, nicht der Dienstleister. Nach § 35 Absatz 1 Infektionsschutzgesetz legen vollstationäre Einrichtungen für ältere, behinderte oder pflegebedürftige Menschen, teilstationäre Einrichtungen mit vergleichbarem Zweck und ambulante Pflegedienste in Hygieneplänen die innerbetrieblichen Verfahrensweisen zur Infektionshygiene fest. Die infektionshygienische Überwachung führt das Gesundheitsamt durch.

Ein Reinigungsunternehmen hat nach dieser Norm keine eigene Hygieneplan-Pflicht. Den Hygieneplan erstellt die Einrichtung; wir setzen ihn um und dokumentieren jeden Einsatz. Wie wir die Reinigung im Pflegeheim in Hamburg nach Ihrem Hygieneplan umsetzen, lesen Sie auf der Leistungsseite.

Ein Hinweis zur Fundstelle: Viele Rahmen- und Musterhygienepläne, die im Umlauf sind, berufen sich noch auf § 36 IfSG. Das war einmal richtig. Die heute für Pflegeeinrichtungen maßgebliche Fassung steht in § 35 IfSG und gilt seit dem 17. September 2022. Wenn Ihr Musterplan älter ist, prüfen Sie die Verweise, bevor Sie ihn einer Ausschreibung beilegen.

Der Hygieneplan ist Teil des Leistungsverzeichnisses

Das ist keine Auslegungsfrage. Das Vergabehandbuch der RAL-Gütegemeinschaft Gebäudereinigung formuliert es für die Altenheimreinigung ausdrücklich: Die Einhaltung der von der Einrichtung zu erstellenden Hygienepläne ist für den Dienstleister verbindlich und als Bestandteil des Leistungsverzeichnisses zu werten.

Praktisch heißt das: Der Reinigungs- und Desinfektionsplan, also der Reinigungsplan Ihres Hauses, gehört in die Ausschreibungsunterlagen. Nicht als Anhang zur Information, sondern als Leistungsbestandteil. Wer ihn zurückhält und erst nach Vertragsschluss herausgibt, bekommt einen Preis für eine andere Leistung als die, die er braucht.

Die zehn Reinigungsgruppen

Die zweite Ursache unvergleichbarer Angebote ist eine Flächenaufstellung ohne Gliederung. 3.400 Quadratmeter sagen nichts — ein Bewohnerzimmer, ein Flur und ein Pflegebad sind völlig verschiedene Aufgaben auf derselben Fläche.

Das RAL-Vergabehandbuch fasst die Räume eines Altenheims nach Funktion, Ausstattung und Reinigungsintensität in zehn Gruppen zusammen:

• Gruppe A — Patientenzimmer, Bewohnerzimmer

• Gruppe B — Flure, Eingangshallen, Windfänge

• Gruppe C — Büro- und Verwaltungsräume

• Gruppe D — Dienst- und Untersuchungszimmer, Bereitschaftsräume

• Gruppe E — Physikalische Therapie, Labore, Apotheken, Funktionsräume, Notfallversorgung

• Gruppe F — Sanitär- und Duschräume

• Gruppe G — Speisesaal, Cafeteria, Teeküchen

• Gruppe H — Treppenhäuser, Aufzüge

• Gruppe I — Gymnastikräume, Fitnessbereiche, Umkleideräume

• Gruppe J — Lager, Technik- und Installationsräume

Wichtig dabei: Diese Einteilung ist eine Ordnung nach Reinigungsaufwand. Die Aufteilung nach Hygienebereichen wird davon nicht berührt — sie kommt aus Ihrem Hygieneplan und liegt darüber.

Ein Raumflächenverzeichnis, das jeden Raum mit Nummer, Reinigungsgruppe, Quadratmetern, Turnus und Bodenbelag führt, ist der eigentliche Kern der Ausschreibung. Alles andere ist Beiwerk.

So sieht dieser Kern als Muster aus, mit den Gruppen und dem Frequenzschlüssel aus diesem Beitrag. Die Flächen sind Beispielwerte, keine Vorgabe:

Tipp fürs Handy: Die Tabelle lässt sich seitlich wischen.

Raum-Nr.	Raum	Gruppe	m²	Belag	Turnus
0.02	Eingangshalle mit Windfang	B	40	Naturstein	7
0.05	Speisesaal	G	120	Linoleum	14
0.08	Büro Heimleitung	C	22	Teppich	5
0.20	Lager Wäsche	J	12	Beton, beschichtet	M2
1.01	Bewohnerzimmer	A	18	Linoleum	7
1.01a	Nasszelle zu 1.01	F	4	Fliesen	7
1.10	Flur Wohnbereich 1	B	65	Linoleum	7
1.12	Pflegebad	F	14	Fliesen	7
1.14	Dienstzimmer Pflege	D	16	Linoleum	6
TH1	Treppenhaus 1, alle Geschosse	H	48	Kunststein	6

Welcher Turnus für welchen Raum gilt, legt Ihr Hygieneplan fest. Das Muster zeigt nur das Format: Jede Zeile ist ein Raum, und jede Spalte ist eine Angabe, die zwei Bieter gleich lesen.

Frequenzen eindeutig ausschreiben — der Schlüssel, an dem Vergleiche scheitern

„Täglich" ist keine Angabe. Der eine Bieter rechnet fünf Tage, der andere sieben. Bei einem Haus mit arbeitstäglicher Reinigung in allen Bewohnerbereichen ist das ein Unterschied von 40 Prozent auf die Jahresstunden — und er steht nirgends im Angebot, weil beide „täglich" geschrieben haben.

Das RAL-Handbuch arbeitet deshalb mit einem Zahlenschlüssel, den Sie einfach übernehmen können:

• 5 — wöchentlich fünfmal, entfällt an Feiertagen

• 6 — wöchentlich sechsmal, entfällt an Feiertagen

• 7 — wöchentlich siebenmal, auch an Sonn- und Feiertagen

• 12 — täglich zweimal, wöchentlich sechsmal

• 14 — täglich zweimal, wöchentlich siebenmal

• M1 / M2 — monatlich ein- beziehungsweise zweimal

• J1 bis J4 — jährlich ein- bis viermal

• B — Arbeiten auf Bestellung, gegen gesonderte Berechnung

Ein Pflegeheim ist an 365 Tagen bewohnt. Wenn Sanitärbereiche und Bewohnerzimmer auch sonntags gereinigt werden sollen, steht dort eine 7 — und nicht „täglich".

Welche Nachweise Sie fordern sollten

Das Vergabehandbuch nennt die Sachkunde, die ein Anbieter in der Altenheimreinigung mitbringen muss: die Durchführung desinfizierender Reinigung, die adäquate Aufbereitung von Wäsche und Reinigungstextilien, Personalhygiene und Arbeitssicherheit. Und es verlangt, dass der Anbieter auf die Einrichtung abgestimmte Arbeitsprozesse belegen kann — durch Arbeits- und Verfahrensanweisungen, Schulungsnachweise und Checklisten zur Reinigungskontrolle.

Fordern Sie diese Unterlagen mit dem Angebot an, nicht erst bei Vertragsschluss. Ein Betrieb, der sie hat, legt sie in zwei Tagen vor. Ein Betrieb, der sie erst anlegt, wenn er gefragt wird, hat sie im laufenden Betrieb auch nicht.

Dazu gehört die Frage, wer tatsächlich ins Haus kommt: festes Personal, das nach Ihrem Hygieneplan unterwiesen ist, oder ein wechselnder Springerpool. Das ist keine Geschmacksfrage. Eine Einweisung nach Ihrem Plan, die bei jedem Schichtwechsel neu stattfinden müsste, findet irgendwann nicht mehr statt.

Vier getrennte Stundensätze statt einem

Für Arbeiten außerhalb der vereinbarten Unterhaltsreinigung sieht das RAL-Handbuch getrennte Regiesätze vor — für Unterhaltsreinigung, Desinfektorenarbeiten, Baureinigung und Teppichreinigung.

Das lohnt sich für Sie, nicht für den Anbieter. Wer einen Einheitssatz für alles nennt, hat entweder die teuerste Leistung eingepreist — dann zahlen Sie sie bei jedem Einsatz mit — oder die günstigste, und dann kommt bei der ersten Sonderaufgabe ein Nachtrag. Vier Zeilen im Angebotsformular verhindern beides.

Was das Vergabehandbuch bewusst offenlässt

Ein ehrlicher Punkt zum Schluss, weil er in Ausschreibungen regelmäßig übersehen wird: Das RAL-Vergabehandbuch enthält keine Leistungswerte in Quadratmetern je Stunde. Die Kalkulationstabelle hat eine Spalte dafür — und sie ist leer, zum Ausfüllen durch den Bieter.

Das ist kein Versäumnis, sondern Absicht. Die Vorgaben einer Ausschreibung müssen leistungs- und objektspezifisch ausgearbeitet werden, damit die Anbieter vergleichbare Angebote abgeben können. Eine Richtleistung aus einer Tabelle ersetzt die Besichtigung nicht: Ein Bewohnerzimmer mit Nasszelle, ein Doppelzimmer und ein Zimmer mit Pflegebett und Lifter unterscheiden sich im Aufwand erheblich, obwohl alle drei in Gruppe A stehen.

Deshalb der praktische Rat: Lassen Sie sich im Angebot die angesetzten Stunden je Reinigungsgruppe ausweisen, nicht nur den Monatspreis. Dann sehen Sie, worin sich zwei Angebote wirklich unterscheiden — und ob eines davon zu knapp gerechnet ist, um über die Vertragslaufzeit zu halten.

Häufige Fragen

Wer muss den Hygieneplan für ein Pflegeheim erstellen? Die Einrichtung selbst. § 35 Absatz 1 IfSG verpflichtet vollstationäre und teilstationäre Einrichtungen sowie ambulante Pflegedienste, innerbetriebliche Verfahrensweisen zur Infektionshygiene in Hygieneplänen festzulegen. Das Gesundheitsamt überwacht das. Der Reinigungsdienstleister arbeitet nach diesem Plan, er schreibt ihn nicht.

Was gehört in eine Ausschreibung für die Pflegeheimreinigung? Ein Raumflächenverzeichnis mit Raumnummer, Reinigungsgruppe, Quadratmetern, Turnus und Bodenbelag; der Reinigungs- und Desinfektionsplan aus Ihrem Hygieneplan als verbindlicher Leistungsbestandteil; eindeutige Frequenzschlüssel statt der Angabe „täglich"; die geforderten Nachweise; und getrennte Stundensätze für Sonderaufträge.

Wie schreibe ich Reinigungsfrequenzen eindeutig aus? Mit Zahlen statt Worten. Der Schlüssel des RAL-Vergabehandbuchs unterscheidet fünf-, sechs- und siebenmal wöchentlich, zweimal täglich, monatliche und jährliche Turnusse sowie Arbeiten auf Bestellung. Eine 7 bedeutet ausdrücklich auch Sonn- und Feiertage — genau die Angabe, die in einem bewohnten Haus über die Kosten entscheidet.

Muss im Pflegeheim jede Fläche desinfiziert werden? Nein. Desinfizierend gereinigt wird dort, wo Ihr Hygieneplan es vorsieht — typischerweise Sanitärbereiche, Pflegebäder und Kontaktflächen mit häufigem Handkontakt. Flure, Verwaltung und Aufenthaltsbereiche werden gereinigt. Welche Fläche in welche Kategorie fällt, entscheidet Ihr Plan, nicht das Angebot des Dienstleisters.

Welche Nachweise sollte ein Anbieter vorlegen? Arbeits- und Verfahrensanweisungen, Schulungsnachweise des eingesetzten Personals und Checklisten zur Reinigungskontrolle. Das Vergabehandbuch nennt sie ausdrücklich als Beleg dafür, dass die Arbeitsprozesse auf die Einrichtung abgestimmt sind.

Wir erstellen Ihnen das Leistungsverzeichnis

Auch dann, wenn Sie es anschließend an mehrere Anbieter geben. Ein sauberes Verzeichnis nützt Ihnen unabhängig davon, wer den Zuschlag bekommt — und uns nützt es, weil wir dann gegen vergleichbare Angebote antreten statt gegen eine Zahl ohne Grundlage.

Wie wir in Pflegeeinrichtungen arbeiten, welche Bereiche wir wie oft übernehmen und was wir bei einer Heimaufsichtsprüfung vorlegen können, steht auf der Seite zur Reinigung im Pflegeheim, Seniorenheim und Altenheim in Hamburg.

Für die Begehung brauchen wir Ihren Grundriss und Ihren Hygieneplan. Beides bleibt bei Ihnen — wir sehen es an, tragen die Flächen auf und geben Ihnen die Aufstellung.

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Passend dazu: Leistungsverzeichnis Unterhaltsreinigung: was hineingehört · Praxisreinigung und Hygieneplan

Quellen: § 35 Infektionsschutzgesetz, Fassung seit 17.09.2022 (BGBl. I S. 1454), gesetze-im-internet.de · Vergabehandbuch der RAL-Gütegemeinschaft Gebäudereinigung e. V., Ausschreibungsvorlage Altenheimreinigung nach GZ 902, Stand September 2015.

Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.